Verzuimbegeleiding faalt zelden door slechte wil

Eén manager, driehonderd mensen

Ik kom organisaties tegen met een span of control die elke logica tart. Eén leidinggevende voor driehonderd mensen. Reken daar tien procent ziekteverzuim bij op, en je hebt doorlopend dertig mensen die tegelijk thuiszitten.

En volgens het eigen-regiemodel, dat veel organisaties aanhangen, is diezelfde manager verantwoordelijk voor de verzuimbegeleiding van al die mensen. Naast de huisvesting, de financiën en alle andere zaken die geregeld moeten worden. Dat loopt vast. Niet omdat de manager tekortschiet, maar omdat het organisatorisch onmogelijk is.

Het wordt nog schrijnender bij fusies en overnames. Ik ben organisaties tegengekomen waar bij een fusie honderden zieke mensen simpelweg vergeten waren. Mensen die al thuis zaten, waarbij wel netjes de WIA-aanvragen binnenkwamen, maar waar verder niemand meer naar omkeek. Stel je voor wat dat met iemand doet: je bent al ziek, en je hoort twee jaar lang niets van je werkgever.

De stille kosten van wegkijken

Een werkgever die langdurig zieke medewerkers uit het oog verliest, betaalt daar een prijs voor. Niet alleen in directe kosten, al zijn die fors. Een verzuimpercentage boven de tien procent is een operationeel probleem waar een heleboel dingen niet meer kunnen.

De grootste schade is vaak indirecter. Iemand die zich in de steek gelaten voelt, vertelt dat door. Een slecht verhaal gaat tien keer rond. Een ontevreden medewerker die ziek werd, niet meer terug kon en zich genegeerd voelde, bevestigt bij collega's het beeld: "Onze werkgever neemt ons niet serieus." En dat beeld werkt door in de betrokkenheid van iedereen die nog wél op de werkvloer staat.

Contact houden met wie langdurig verzuimt is daarom geen luxe. Die mensen zitten vaak in een rouwfase. Ze hebben soms tientallen jaren ergens gewerkt en kunnen dat werk niet meer doen. Ze worden wel begeleid naar ander werk, maar dat blijft onzeker. Wat dan het meeste pijn doet, is de stilte. Geen contact meer met de werkgever, oud-collega's die je niet meer ziet. Dat is geen prettig afscheid, en daar loopt het regelmatig uit de bocht.

Regie pakken waar het misgaat

Wat doe je als de chaos compleet is? Als een bedrijf het kompas kwijt is, niemand meer weet wie waarvoor verantwoordelijk is, en het verzuim daar bovenop komt?

Dan laat ik me niet ontmoedigen. Samen met de werkgever kijk ik hoe we in elk geval een aantal processen weer op orde krijgen. Soms kun je even geen beroep doen op de werkgever zelf, maar moet de begeleiding gewoon doorlopen. Soms moet je helpen met de contacten met het UWV, of een nieuw ingevlogen contactpersoon bijpraten over de dossiers. Het komt erop neer dat iemand de regie pakt en blijft houden, juist als de organisatie dat zelf even niet kan.

Niet iedereen hoeft te managen

Een deel van het probleem zit in hoe we naar functies kijken. In Nederland is demotie een vies woord. Wie van manager terug naar een uitvoerende rol gaat, geldt al snel als mislukt. Het gevolg: mensen die hun vak uitstekend verstonden, worden gevraagd om leiding te geven, merken na een paar maanden dat het hen niet past, maar durven niet terug.

Terwijl leidinggeven een heel ander métier is. Een goede manager gaat voor het succes van zijn mensen, niet voor zijn eigen succes. Dat ligt anders dan bij bijvoorbeeld een topverkoper, die juist competitief voor zijn eigen resultaat gaat.

Het zou veel helpen als we minder hiërarchisch kijken en meer naar competenties en rollen. De een is goed in plannen en controleren en voorkomt dat de boel ontspoort. De ander maakt gang en neemt beslissingen. Weer een ander is sterk in externe relaties, en sommigen doen hun beste werk juist achter de schermen. Iedereen heeft eigen competenties en verdient daarvoor waardering. Iedereen telt mee.

De polis die niemand kent

Tot slot een praktisch punt dat verrassend veel deuren opent. De grootste rem op kansen geven is de angst voor financiële schade. "Straks zit ik twee jaar vast aan de kosten als het misgaat." Begrijpelijk, maar vaak onterecht.

Wie iemand aanneemt die door het UWV beoordeeld is met een bepaald percentage arbeidsongeschiktheid, loopt financieel nauwelijks risico. Valt diegene opnieuw uit, dan kan de werkgever terugvallen op de no-riskpolis. Het WIA-boekje is dik en ingewikkeld, en daar haken werkgevers op af. Terwijl juist die kennis het verschil maakt tussen nee en ja tegen een kandidaat die alleen maar een kans nodig heeft.

Goede verzuimaanpak gaat dus zelden over harder werken of strenger sturen. Het gaat over slimmer organiseren, regie houden en weten welke ruimte er is. Wie dat op orde heeft, lost niet alleen verzuim op. Die bouwt aan een organisatie waar mensen zich gezien voelen.

Wil je weten waar in jouw organisatie de regie versnipperd is? Neem contact op voor een vrijblijvende analyse.

Goed werk begint met Wijze Raad.